Gérer pro-activement le processus d’importation

Saisie des données

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Challenges et enjeux

Dès lors que le bon de commande est confirmé par un fournisseur et préparé à être expédié à l’acheteur, une multitude d’informations relatives à l’expédition doivent être rapprochées et formatées pour garantir le bon déroulement de la déclaration en douane au port de destination.

Les éléments de données concernés sont notamment le code HS, le poids et les dimensions des produit, les coûts des produits, les instructions d’expédition, le numéro du navire, les codes portuaires, le pays d’origine, etc. Ces diverses données proviennent des parties impliquées dans la transaction, à savoir le fournisseur, le transporteur, l’importateur, le transitaire, le courtier en douane ou d’autres parties. La collecte, la validation et le formatage de ces éléments constituent une tâche fastidieuse.

Il arrive systématiquement que certaines données soient communiquées en retard ou soient manquantes, que des erreurs de saisie surviennent, des droits de douane soient mal calculés, etc. Lorsqu’un pays exige de recevoir des notifications de sécurité anticipées, telles que l’Importer Security Filing (ISF) aux États-Unis, ces problèmes retardent invariablement l’entrée des marchandises dans le port de destination. Dans d’autres cas, les marchandises sont retenues en douane, imposant aux courtiers de collecter dans l’urgence les données manquantes ou inexactes afin de permettre le dédouanement et la libération des marchandises.

Les défis portent sur différents aspects :

  • Envoi des données d’expédition au courtier sans introduire d’erreurs
  • Filtrage et transmission de volumes importants de données dans un format pris en charge par les douanes via un courtier en douane
  • Réintroduction dans le système des données reçues de la part des douanes via le courtier
  • Réactivité des réponses aux messages ou requêtes des douanes afin d’éviter tout retard dans le dédouanement des marchandises
  • Extraction et soumission de certains éléments de données aux autorités avant l’arrivée au port d’entrée
  • Utilisation de l’intégralité des informations disponibles pour le calcul du coût rendu (dédouané) réel, notamment les droits de douanes, taxes et redevances additionnels
La solution d’Amber Road

La solution de gestion des importations d’Amber Road fournit une assistance complète pour les procédures de déclaration en douane, dont notamment la procédure essentielle de déclaration préalable en douane. Au cours de cette procédure, le système analyse et rassemble toutes les données que comportent le bon de commande, l’avis d’expédition et la facture commerciale, et les compile en une déclaration préalable en douane.

La déclaration préalable en douane est une compilation intelligente des informations relatives à la transaction à la fois à des fins comptables et d’audit et pour les parties externes. Le processus de création et de validation de cette déclaration implique plusieurs étapes, notamment :

  • L’application de règles métiers permettant de déterminer les données à fournir dans la déclaration préalable en douane
  • La vérification de l’admissibilité pour chaque article contenu dans l’expédition
  • La confirmation que chaque donnée obligatoire est fournie
  • La normalisation et la conversion des données entre les devises, les unités de mesure, etc.
  • Le calcul exact des droits de douane et des taxes pour le coût rendu (dédouané) réel

Une fois validée, la déclaration préalable en douane comporte la version finale des données pertinentes corrigées pour l’expédition. Un autre processus configurable extrait les données spécifiques dont le courtier aura besoin pour faciliter la déclaration douanière et leur conversion au format XML. Le système procède au formatage du XML simultanément aux fichiers PDF des formulaires générés, des certificats de licences et des documents justificatifs, avant de l’envoyer au courtier par voie électronique, ce qui réduit le risque d’erreurs dues à la resaisie des données.

Par ailleurs, la solution de visibilité des déclarations douanières d’Amber Road permet aux entreprises de suivre, de gérer et d’établir un compte rendu précis des droits de douanes, taxes et redevances liés aux expéditions transfrontalières. Cette solution permet une saisie à coûts avantageux des données de déclaration mondiales dans des valeurs déclarées et standardisées pour les normes de reporting régionales ou internes à l’entreprise. En standardisant ainsi les coûts pour tous les pays impliqués dans le processus d’importation, les équipes de conformité d’entreprise sont en mesure d’analyser de façon plus précise les carences du processus et d’améliorer la prise de décision des intervenants internes, des fournisseurs et des autres prestataires de services.

Caractéristiques Avantages
Déclaration préalable en douane Collecte de tous les informations obligatoires que comportent la facture commerciale, l’APE (avis préalable d’expédition) et le bon de commande
Validation des données par comparaison avec les fiches produits de l’importateur
Filtrage de contrôle de la conformité réglementaire et des approbations fournisseurs internes
Présentation sous forme de tableau des valeurs transactionnelles
Calcul du coût rendu (dédouané) réel
Validation et préparation de l’Importer Security Filing (ISF)
Liasse pour le courtier Consolidation de la déclaration préalable en douane pour fournir les données requises pour la déclaration électronique
Conversion de cette dernière au format XML approprié
Ajout des formulaires générés, des certificats de licence et des documents justificatifs
Programmation de la transmission de la liasse destinée au courtier
Révision ou annulation de la liasse pour le courtier
Visibilité des déclarations douanières Confirmation rigoureuse des codes SH et du pays d’origine
Accès aux reportings de droits de douanes, de taxes et de redevances mondiaux convertis dans la monnaie de présentation
Identification des gains en droits de douanes, taxes et redevances pays par pays
Possibilité de saisie de correctifs et de modifications post-entrée, selon les besoins

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