Gérer pro-activement le processus d’importation

Gestion des documents

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Problématiques et enjeux

Bien que de nombreux états encouragent aujourd’hui les sollicitations de données du commerce international par voie électronique, ces dernières sont toujours échangées dans une large mesure sous la forme de « documents » à la fois numériques et papier. Du fait de l’obligation de collecter les bonnes données et de les consigner dans le format exigé par le destinataire, le remplissage de formulaires a toujours été un exercice laborieux. Dans une large mesure, le papier a certes été banni, mais pour être remplacé par les documents PDF.

Il est de la responsabilité des importateurs de produire des formulaires et de les transmettre aux transporteurs, aux clients et aux autorités gouvernementales compétentes. Chaque opération peut engendrer plusieurs documents associés qui doivent être adressés à différentes parties. Une fois envoyés, ces documents peuvent être examinés puis être finalement archivés avec la transaction aux fins d’audit et de référence clef.

Les problématiques rencontrées sont notamment :

  • L’identification des documents requis pour l’obtention de l’agrément des autorités gouvernementales et des agences chargées de la réglementation des transactions
  • La production des documents exigés par les transporteurs, les clients et les courtiers
  • L’examen, la transmission et l’archivage des documents
  • Le suivi des exigences légales documentaires      
  • L’établissement et l’application des processus de gestion relatifs aux fonctions des documents

La solution d'Amber Road

La solution de gestion des importations d’Amber Road utilise un système de création de documents dédié à la gestion des activités liées à l’identification, la distribution et l’archivage des documents.

Un portefeuille étendu de règles métiers configurables facilite l’identification des documents requis dans le cadre de la transaction, c à partir de critères tels que le type de transaction, les pays d’importation et d’exportation, ou encore le partenaire concerné. L’outil identifie les exigences documentaires sur la base du référentiel Global Knowledge®, lequel est réactualisé quotidiennement par les spécialistes du commerce international d’Amber Road.

Ce système de référentiel est accompagné de nombreux modèles de documents déclinés dans plusieurs langues et offrant par ailleurs la conception de documents d’une grande souplesse pour la création de formulaires et de modèles de documents douaniers. Les documents sont également générés en conformité avec les règles métiers, le tout configurable. Dans la mesure où certaines règles exigent la création de documents en double, il existe des procédures de consolidation et de validation pour le recoupement et la vérification des champs de données. De plus, les signatures électroniques sont prises en charge lorsque les formulaires l’exigent.

Une fois générés, ces documents peuvent être diffusés par courrier électronique aux parties concernées. Les documents sont ensuite archivés au sein d’un référentiel centralisé et associés à la transaction en vue d’accroître l’efficacité de leur référencement  (recherche et récupération).

Caractéristiques Avantages

Identification des documents

Analyse automatique des documents requis pour une transaction d'importation sur la base des règles métiers complexes et des données du commerce international
Etablissement de règles de consolidation et de prépondérance en cas de doublon
Vérification du respect des exigences documentaires

Diffusion des documents

Documents personnalisables à l'aide d'une interface intuitive pour incorporer les champs système, définir les polices et affecter les couleurs spécifiques
Valorisation d'un vaste portofolio de modèles de documents - facture commerciale, lettre d'instruction de l'expéditeur, liste de colisage... pour garantir le respect des exigences métiers et réglementaires
Sauvegarde d'une image en guise de signature électronique
Détermination des circonstances exigeant la création de documents basés sur les règles métiers

Diffusion des documents

Création, modification, prévisualisation de la liste de documents à envoyer pour certains types de transactions
Sélection d'une liste de destinataires prédéfinie ou saisie manuelle des destinataires; envoi aux utilisateurs du système ou à des adresses e-mail externes
Configuration de la ligne d'objet et du corps de texte de l'e-mail d'accompagnement du document

Gestion des documents

Définition des types de documents dans le système; indication de leurs délais et de la nécessité, le cas écheant, d'une notarisation, d'une signature ou d'un formulaire officiel
Affichage de tous les documents associés à une transaction particulière
Téléchargement de nouveaux documents et création d'un lien entre ces derniers et un partenaire ou une transaction spécifiques

La conformité réglementaire

La gestion du commerce international est très délicate et complexe en raison des contrôles réglementaires et des exigences de déclaration. Les entreprises doivent être en conformité.

Les solutions d’Amber Road automatisent toutes ces fonctions de conformité. Notre solution effectue le filtrage des partenaires sous sanction à travers des listes noires, détermine les exigences de licence d’importation et d’exportation, génère les documents d’expédition à déposer auprès des organismes gouvernementaux et crée des journaux d’audit complets.

RÉFÉRENCES CLIENTS

AgilentCiscoDonaldsonGeneral ElectricLeggett & PlattUPS

“La solution de gestion des importations d’Amber Road s’est intégrée harmonieusement au logiciel d’achat de notre entreprise et nous permet d’acquérir et de suivre un journal d’audit complet de toutes nos opérations d’importation.”

 

Vice-Président, Conformité douanière
Leggett & Platt

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