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Gestion des documents

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Challenges et enjeux

Bien que de nombreux gouvernements encouragent aujourd’hui le traitement électronique des informations sur le commerce international et que les partenaires sont tous établis en réseau, l’échange des données continue de se faire majoritairement sous forme de « documents ». Le traitement des formulaires a toujours impliqué de collecter les données appropriées puis de les convertir au format requis par le destinataire. Les documents PDF ont aujourd’hui remplacé les documents papier.

Il incombe aux exportateurs de générer et de transmettre des formulaires à leurs transitaires, à leurs clients et aux autorités gouvernementales compétentes. Chaque transaction peut comporter plusieurs documents qui doivent être transmis à différentes parties. Ces documents peuvent nécessiter des corrections et une fois finalisés, ils devront être stockés avec la transaction à des fins d’historique et dans l’éventualité d’un audit.

Les défis portent sur différents aspects :

  • L’identification et le remplissage de tous les documents nécessaires pour répondre aux exigences des gouvernements et des institutions régissant la transaction
  • La production des documents requis par les transitaires, les clients et les courtiers
  • La distribution des documents idoines à chaque partie concernée
  • La révision, la transmission et le stockage des documents
  • Les exigences de suivi des documents, tels que la notarisation ou la production d’une version « officielle »
  • L’établissement et l’application de processus métiers autour des fonctions des documents

La solution de gestion des documents

La solution Export Management d’Amber Road utilise un système de génération de documents pour gérer les activités associées à la vérification, la distribution et le stockage des documents obligatoires.

 
Un large éventail de règles métiers configurables permet de déterminer quels sont les documents obligatoires à partir de critères tels que le type de transaction, les pays d’importation et d’exportation, et le partenaire. Le moteur établit ensuite la liste des documents obligatoires à partir de la base digitalisée Global Knowledge®, qui est mise à jour quotidiennement par les spécialistes du commerce international d’Amber Road.
 
Ce système propose de nombreux modèles de documents dans plusieurs langues. Il dispose en outre d’une fonction de conception de documents flexible qui permet de créer des formulaires et des modèles personnalisés. Les documents sont également générés d’après des règles métiers configurables. Certaines règles pouvant générer des doublons, des processus de rapprochement et de validation contrôlent et vérifient les données de terrain. Les formulaires peuvent être signés électroniquement.
 
Les documents ainsi générés peuvent être distribués par e-mail aux parties concernées. Ils sont ensuite stockés dans un référentiel centralisé et associés à la transaction afin de faciliter la recherche et l’extraction si besoin.
Fonctionnalités Avantages
Détermination des documents Analyser automatiquement les documents obligatoires pour une exportation à l’aide de règles métiers avancées
Vérifier automatiquement les documents obligatoires pour les différents tronçons d’une expédition le cas échéant
Établir des règles de rapprochement et de précédence en cas de doublons
Vérifier que tous les documents obligatoires sont fournis
Génération de documents Créer des documents personnalisés grâce à une interface intuitive permettant d’inclure des champs, de sélectionner la police et d’attribuer des couleurs
Satisfaire les exigences métiers et réglementaires à partir de divers modèles de documents, tels que facture commerciale, lettre d’instruction de l’expéditeur, bordereau de marchandises et connaissement
Insérer une image qui sera utilisée comme signature électronique
Choisir la date de génération des documents en fonction des règles métiers
Distribution des documents Créer, modifier et prévisualiser la liste de documents à envoyer pour certains types de transactions
Envoyer par courrier électronique à une liste prédéfinie ou saisie manuellement de destinataires (utilisateurs du système ou destinataires externes)
Configurer la ligne d’objet et le corps du message
Gestion des documents Définir les types de documents dans le système ; préciser leurs délais d’exécution et s’ils nécessitent une notarisation, une signature ou un formulaire officiel
Afficher tous les documents associés à une transaction donnée
Charger de nouveaux documents et les associer à un partenaire ou une transaction

La conformité réglementaire

La gestion du commerce international est très délicate et complexe en raison des contrôles réglementaires et des exigences de déclaration. Les entreprises doivent être en conformité.

Les solutions d’Amber Road automatisent toutes ces fonctions de conformité. Notre solution effectue le filtrage des partenaires sous sanction à travers des listes noires, détermine les exigences de licence d’importation et d’exportation, génère les documents d’expédition à déposer auprès des organismes gouvernementaux et crée des journaux d’audit complets.

RÉFÉRENCES CLIENTS

AgilentCiscoOxbowTE ConnectivityXylem

“Nous avons eu besoin d’un moyen efficace pour rationaliser le processus d’exportation. Amber Road propose une solution simple d’utilisation et économique qui automatise les expéditions et assure la conformité avec toutes les réglementations à l’exportation. ”

 

Vice-Président de la supply chain
DecisionOne

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