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Conformité à l'exportation

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Challenges et enjeux

Une exportation commence à la réception d’un bon de commande nécessitant l’expédition de votre produit à l’international. À l’instant même où vous décidez d’honorer cette commande, vos produits sont soumis à toute une série de contrôles qui vont bien au-delà de l’autorisation ou non d’un article à franchir certaines frontières.

Il s’agit là de réglementations relatives aux licences et au filtrage des partenaires sous sanctions, et d’exigences administrées par diverses institutions gouvernementales et par les douanes. Vous pouvez également y inclure les ventes à des tiers. Le non-respect des réglementations en vigueur en matière d’exportation peut se traduire par des amendes conséquentes, des sanctions pénales et la perte potentielle de vos privilèges à l’exportation.

Les défis portent sur différents aspects :

  • L’analyse et la compréhension des contrôles de conformité à l’export de plusieurs pays et institutions gouvernementales, en particulier dans le cas d’expéditions multitronçons
  • La gestion des codes et réglementations d’importation correspondants du ou des pays de destination
  • L’application de politiques et de règles métiers cohérentes pour les exportations à l’échelle de votre entreprise
  • La conduite de transactions pour les partenaires commerciaux associé
  • La conversion et la normalisation des unités de mesure et des divers codes pour les ports, les lieux et les modes de transport
  • La tenue de fiches précises et exactes visant à documenter les décisions et à illustrer l’historique de conformité de chaque transaction

La solution de gestion de la conformité à l'exportation

Le processus de vérification de la conformité à l’export repose sur notre base digitalisée de contenu réglementaire Global Knowledge® ainsi que sur un large ensemble de règles de validation hautement configurables. Outre les contrôles de conformité réalisés au niveau du produit dans la solution Global Product Master, le système effectue une série de contrôles de conformité au niveau de la ligne de transaction. Autrement dit, chaque ligne du bon de commande est validée individuellement d’après les réglementations des pays concernés.

 
Vous pouvez contrôler ce qui doit être analysé et choisir parmi divers critères afin d’affiner l’analyse. Les contrôles de conformité à l’export peuvent être réalisés par pays, par type de transaction et par type de partenaire. Il est même possible de définir des contrôles de conformité multitronçons pour les expéditions qui franchissent plusieurs frontières. Les renseignements qui s’appuient sur une matrice de décision d’exportation déterminent la précédence des règles et autorisent les utilisateurs à ignorer certaines règles si besoin.
 
Toute transaction rencontrant un problème de conformité sera mise en attente. Les listes de tâches configurables permettent d’informer l’utilisateur qu’une transaction doit être vérifiée. L’utilisateur peut s’aider des messages et des pièces jointes pour résoudre le problème.
 
Le Global Product Master (GPM) est une source d’informations produit centralisée qui vous permet de vérifier et de gérer la conformité de chaque produit et de chacune de ses variantes. Elle permet également de procéder à des calculs de conversion entre devises et unités de poids et de mesure.
Fonctionnalités Avantages
Gestion des commandes d’exportation Gérer tous les aspects du bon de commande, de la livraison, de la cargaison, du rapprochement et de l’expédition
Identifier d’éventuels problèmes liés aux contrôles de conformité à l’export par rapport au pays de départ
Identifier d’éventuels problèmes liés aux contrôles de conformité à l’import par rapport au pays de destination
Valider toutes les données pertinentes de la transaction d’exportation et les utiliser pour renseigner et créer la base de l’importation
Commerce international avec des tiers Filtrer la transaction d’exportation pour la validation de l’importation et créer une déclaration préalable en douane pour le pays d’importation
Commerce international multitronçon Définir plusieurs tronçons pour l’expédition et déterminer où procéder à l’analyse des contrôles de conformité au regard des règles d’importation ou d’exportation
Archivage et audit Préserver les détails des informations de conformité pour la commande
Stocker tous les documents et leurs révisions associés à une transaction
Recherche et rapports Utiliser des fonctions de recherche avancée pour développer des rapports, des feuilles de résultat et des tableaux de bord d’entreprise
Examiner les résultats des rapports sous forme de récapitulatif, puis passer à une analyse détaillée
Notification et alertes Configurer qui doit recevoir des alertes en cas d’événements critiques, tels que des correspondances avec les listes de partenaires sous sanctions, des expéditions planifiées à destination de pays sous embargo, l’expiration des quotas pour les expéditions à titre d’échantillon, et les lettres de crédit détenues
Global Product Master (GPM) Stocker l’intégralité de votre catalogue de produits et leurs variantes
Lier un produit à un ou plusieurs fournisseurs hébergés dans le tableau des partenaires
Mettre à jour un jeu complet d’informations, comme le classement des produits, l’unité de mesure et l’origine douanière des produits
Synchroniser les données produit avec un système ERP ou hérité
Effectuer les calculs de conversion pour la devise et les unités de mesure
Normaliser les codes pour les pays, les localisations portuaires et les modes de transport
Réutiliser les informations de la solution GPM dans l’ensemble du système pour diverses transactions

La conformité réglementaire

La gestion du commerce international est très délicate et complexe en raison des contrôles réglementaires et des exigences de déclaration. Les entreprises doivent être en conformité.

Les solutions d’Amber Road automatisent toutes ces fonctions de conformité. Notre solution effectue le filtrage des partenaires sous sanction à travers des listes noires, détermine les exigences de licence d’importation et d’exportation, génère les documents d’expédition à déposer auprès des organismes gouvernementaux et crée des journaux d’audit complets.

RÉFÉRENCES CLIENTS

AgilentCiscoOxbowTE ConnectivityXylem

Un programme de gestion à l’exportation et de la conformité peut vous permettre de réaliser des analyses, de prendre des décisions, d’être responsable et de mettre en place des procédures pour être conforme avec les réglementations à l’exportation, telles que l’Export Administration Regulations (EAR)

 

 

Bureau of Industry & Security (BIS)

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