Utiliser la base de contenu réglementaire digitalisée la plus complète et actualisée

Détermination des documents

Challenges et enjeux

Bien que de nombreux gouvernements encouragent aujourd’hui le traitement électronique des informations sur le commerce international, l’échange des données continue de se faire majoritairement sous forme de documents. Le traitement des formulaires a toujours impliqué de collecter les données appropriées puis de les convertir au format requis par le destinataire. Les documents PDF ont aujourd’hui remplacé les documents papier.

Il incombe aux importateurs et aux exportateurs de générer et de transmettre des formulaires à leurs transitaires, à leurs clients et aux autorités gouvernementales compétentes. Chaque transaction peut comporter plusieurs documents qui doivent être transmis à différentes parties en fonction des règles d’import et d’export spécifiques à chaque pays. Ces documents peuvent nécessiter des corrections et une fois finalisés, ils devront être stockés avec la transaction à des fins d’historique et dans l’éventualité d’un audit.

 

 

La solution de détermination des documents

Amber Road utilise un système de génération de documents pour gérer les activités associées à la vérification, la génération et le stockage des documents obligatoires.

Un large éventail de règles métiers configurables permet de déterminer quels sont les documents obligatoires à partir de critères tels que le type de transaction, les pays d’importation et d’exportation, et le partenaire commercial. Le moteur établit ensuite la liste des documents obligatoires à partir de la base de données digitalisée Global Knowledge®, qui est mise à jour quotidiennement par les fournisseurs de contenu nationaux et les spécialistes du commerce international d’Amber Road.

Ce système propose de nombreux modèles de documents dans plusieurs langues. Il dispose en outre d’une fonction de conception de documents flexible permettant de créer des formulaires et des modèles personnalisés. Les documents commerciaux sont également générés d’après des règles métiers configurables. Certaines règles pouvant générer des doublons, des processus de rapprochement et de validation contrôlent et vérifient les données de terrain. Les formulaires peuvent être signés électroniquement.

Les documents ainsi générés peuvent être distribués par e-mail aux parties concernées. Ils sont ensuite stockés dans un référentiel centralisé et associés à la transaction afin de faciliter la recherche et l’extraction si besoin.

 

Fonctionnalités Avantages

Documents obligatoires

Analyser automatiquement les documents commerciaux obligatoires pour les transactions d’import et d’export au moyen de règles métiers avancées et de données commerciales mondiales
Vérifier que tous les documents obligatoires par pays sont fournis

Génération de documents

Satisfaire les exigences métiers et réglementaires à partir de plusieurs modèles de documents, tels que facture commerciale, lettre d’instruction de l’expéditeur, bordereau de marchandises et connaissement
Choisir la date de génération des documents en fonction des règles métiers
Global Knowledge®

Global Knowledge®

Les entreprises qui achètent ou qui vendent de la marchandise à l’international sont complétement submergées par la complexité des processus et la montagne de paperasse à gérer pour rester en conformité avec la réglementations des gouvernements.

Amber Road entretient une base de donnée réglementaire internationale digitalisée la plus complète du marché avec les réglementations des gouvernements et les règles de commerce international. Nous couvrons plus de 147 pays, ce qui équivaut à près de 95% du commerce mondial, nous plaçant ainsi comme le leader dans ce secteur. Cette base est le Global Knowledge® et fait partie de notre suite de logiciels de gestion du commerce international.

RÉFÉRENCES CLIENTS

UnileverABBTerex

"En tant que leader mondial dans la technologie, le filtrage est une opération essentielle de notre activité. Nous avons donc sélectionné Amber Road pour nous aider à rester en conformité face aux réglementations internationales à l’exportation avec l’une des listes d’interdits la plus actualisée et complète du marché."

 

Directeur en conformité réglementaire et senior counsel
Intelsat, Ltd.